SaaS管理の見える化でコスト削減｜シャドーIT対策の実践ガイド
クラウドシフトが進む中、多くの企業でSaaSの利用が急速に拡大しています。しかし、部門別に導入されたSaaSが管理されずに乱立し、「誰がどのサービスを利用しているか分からない」「重複した機能に無駄なコストがかかっている」といった課題が顕在化しています。
こちらでは、企業内にSaaSが散在する「シャドーIT」のリスクと対策、SaaS利用の可視化から最適化までの具体的な手法を解説します。適切なSaaS管理により、コスト削減とセキュリティ強化を同時に実現することが可能です。
シャドーITがもたらすリスクと企業への影響
シャドーITとは、IT部門の管理下にない状態で各部門が独自にITサービスを導入・利用する現象を指します。特にSaaSの普及に伴い、この問題は深刻化しており、企業にさまざまなリスクをもたらしています。
セキュリティリスクの増大
IT部門が把握していないSaaS利用は、適切なセキュリティ設定がされていない可能性が高く、情報漏洩や不正アクセスのリスクを増大させます。多要素認証の未設定、弱いパスワードの使用、アクセス権限の不適切な設定などが問題となります。
コストの無駄と重複投資
複数の部門が同様の機能を持つSaaSを別々に導入することで、重複投資が発生します。また、利用されていないライセンスや、必要以上のユーザー数で契約しているケースも多く、ITコストの膜張につながっています。
コンプライアンス上の問題
業界によっては、利用するITサービスに制限がある場合や、特定のセキュリティ要件を満たす必要があります。管理されていないSaaS利用は、これらのコンプライアンス要件に違反するリスクがあります。
ガバナンスの欠如
ITガバナンスが効かない状態では、データ管理ポリシーの遵守、アクセス権限の適切な管理、監査証跡の保存などができません。これにより、内部統制上の問題が発生する可能性があります。
生産性への影響
複数のSaaS間でのデータ連携ができず、手作業でのデータ移行や重複入力が発生し、業務効率が低下します。また、統一されたサポート窓口がないため、トラブル発生時の対応に時間がかかることもあります。
システム保守契約の費用相場と料金体系
システム保守契約の費用は、システムの規模や複雑さ、求められるサービスレベルによって大きく変動します。適正な予算を確保するために、一般的な費用相場と料金体系について理解しておくことが重要です。
全社アンケートによる利用状況調査
各部門に対してSaaS利用状況のアンケートを実施します。利用しているサービス名、利用者数、月額費用、利用目的などを収集し、マスターリストを作成します。
- サービス名と提供ベンダー
- 利用部門と利用者数
- 契約プランと月額費用
- 主な利用目的と機能
SaaS管理ツールの導入
専用のSaaS管理ツールを導入することで、利用状況のリアルタイム把握が可能になります。SSO（シングルサインオン）と連携することで、アクセスログの収集も自動化できます。
- 自動検出機能による新規SaaS発見
- 利用率とコストの可視化
- ライセンス管理と更新通知
- セキュリティ設定の一元管理
- 監査ログの自動収集
経費精算システムとの連携
経費精算システムや請求書管理システムと連携することで、SaaS利用費の支払い状況を把握できます。これにより、実際の利用状況との乖離を発見しやすくなります。
- クレジットカード明細の分析
- 請求書データの自動取込
- 部門別コスト配賦
- 予算超過アラート
- 契約更新リマインダー
SaaSコスト最適化の実践手法
SaaSの利用状況を把握した後は、具体的なコスト最適化に取り組みます。重複サービスの統合、利用率の低いライセンスの削減、契約プランの見直しなど、即効性のある施策から順次実施していきます。
重複サービスの統合
複数部門で同様の機能を持つSaaSを利用している場合、統合を検討します。例えば、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールなど、機能が重複しているサービスを一本化することで、大幅なコスト削減が可能です。
利用率の低いライセンスの見直し
ユーザー数に対して実際の利用率が低いサービスを特定し、ライセンス数の削減や解約を検討します。ログイン頻度やアクティビティデータを分析し、真に必要なライセンス数を見極めます。
契約プランの最適化
年契約や複数年契約への切り替え、ボリュームディスカウントの交渉などで、コスト削減を実現します。また、企業向けプランへの移行や、不要なオプションサービスの削除も検討します。
ベンダー交渉の戦略
複数サービスをまとめて交渉することで、有利な条件を引き出します。実際の利用データを根拠に、必要な機能と不要な機能を明確にして交渉に臨みます。
利用ルールの策定
SaaS利用に関するガイドラインを策定し、全社に周知します。新規導入時の申請フロー、承認プロセス、セキュリティ要件などを明文化し、シャドーITの発生を防ぎます。
シャドーIT対策とガバナンス強化
コスト最適化と並行して、シャドーITの再発防止とガバナンスの強化が重要です。IT部門が主導権を持ち、全社的なSaaS管理を実現するための組織体制とプロセスを構築します。
IT部門の役割強化
IT部門を単なるシステム管理部門から、ビジネスパートナーへと変革します。各部門のニーズを理解し、最適なソリューションを提案することで、シャドーITの発生を未然に防ぎます。
承認プロセスの整備
SaaS新規導入時の承認フローを明確化し、セキュリティ、コンプライアンス、コストの観点から評価する仕組みを構築します。簡素化と迅速化を両立し、各部門が協力しやすい環境を整えます。
定期的なレビューと最適化
四半期ごとにSaaS利用状況をレビューし、必要に応じて最適化を実施します。利用率、コスト、投資対効果を定量的に評価し、継続的な改善を図ります。
セキュリティポリシーの徹底
全社統一のセキュリティポリシーを策定し、多要素認証、アクセス権限の管理、監査ログの保存など、必須要件を明確にします。SSOの導入により、セキュリティと利便性を両立します。
SaaS管理の成功事例と期待される効果
適切なSaaS管理とシャドーIT対策を実施した企業では、大幅なコスト削減と生産性向上を実現しています。
コスト削減効果
多くの企業で、SaaS利用の可視化と最適化により、大幅なコスト削減を達成しています。重複サービスの統合、未利用ライセンスの削除、契約プランの最適化などの施策が効果を上げています。
セキュリティリスクの低減
統一されたセキュリティポリシーとSSOの導入により、アクセス管理が強化され、情報漏洩リスクが大幅に低減します。監査ログの一元管理により、コンプライアンス対応も容易になります。
業務効率の向上
適切なSaaS統合により、データ連携がスムーズになり、手作業が減少します。また、統一されたユーザーインターフェイスにより、学習コストが低減し、生産性が向上します。
ガバナンスの強化
IT部門が全社のSaaS利用を把握・管理することで、ITガバナンスが強化されます。計画的な投資と最適化が可能になり、IT投資のROIが向上します。
TechThanksでは、お客様企業のSaaS利用状況の評価から最適化まで、包括的なサポートを提供しています。クラウドコスト最適化の豊富な実績を活かし、お客様のビジネスに最適なSaaS管理体制を構築いたします。
SaaSコストの削減やシャドーIT対策についてご相談がございましたら、まずは現状のSaaS利用状況をお聞かせください。費用対効果の高い最適化プランをご提案いたします。